個人情報保護に関する会規(会規第79号)

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目 的
【 第1条 】
この会規は、岡山弁護士会(以下「本会」という。)が保有する個人情報を適正に取り扱い、個人の権利利益を保護するための基本となる事項を定めることを目的とする。
定 義
【 第2条 】

この会規において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

  1. 個人情報 生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの及び他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別できるものをいう。
  2. 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

    • (イ) 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
    • (ロ) イに掲げるもののほか個人情報を一定の規則に従って整理することより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
  3. 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
  4. 保有個人データ 本会が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、次に掲げるもの以外のものをいう。

    • (イ) 当該個人データの存否が明らかになることにより、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれがあるもの
    • (ロ) 当該個人データの存否が明らかになることにより、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがあるもの
    • (ハ ) 当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
    • (ニ ) 6か月以内に消去することとなるもの
  5. 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
基本理念
【 第3条 】
本会は、個人情報が、個人の人格尊重の理念の下に慎重に取り扱われるべきものであることにかんがみ、その適正な取扱いを図るものとする。
適用範囲
【 第4条 】
この会規は、本会の役員、職員及び嘱託その他本会の委嘱を受けて本会が保有する個人情報を利用する本会会員及び外国特別会員に対して適用する。
利用目的の特定
【 第5条 】
  1. 本会は、個人情報を取り扱うに当たっては、利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定する。
  2. 本会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。
利用目的による制限
【 第6条 】
  1. 本会は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱わない。
  2. 本会は、他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱わない。
  3. 前2項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

    • (1) 法令に基づく場合
    • (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    • (3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    • (4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
適正な取得
【 第7条 】
本会は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得しない。
取得に際しての利用目的の通知等
【 第8条 】
  1. 本会は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、又は公表する。
  2. 本会は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示する。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
  3. 本会は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表する。
  4. 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
    • (1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • (2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本会の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
    • (3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
    • (4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
データ内容の正確性の確保
【 第9条 】
本会は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つように努める。
安全管理措置
【 第10条 】
本会は、取り扱う個人データの漏えい、滅失又はき損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じる。
職員等の監督
【 第11条 】
本会は、職員及び嘱託(以下「職員等」という。)に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるように、当該職員等に対し監督を行う。
委託先の監督
【 第12条 】
本会は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行う。
第三者提供の制限
【 第13条 】
  1. 本会は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供しない。
    • (1) 法令に基づく場合
    • (2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人 の同意を得ることが困難であるとき。
    • (3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
    • (4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める 事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同 意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  2. 本会は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは、前項の規定にかかわらず、当該個人 データを第三者に提供することができる。
    • (1) 第三者への提供を利用目的とすること。
    • (2) 第三者に提供される個人データの項目
    • (3) 第三者への提供の手段又は方法
    • (4) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
  3. 本会は、前項第2号又は第3号に掲げる事項を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くこととする。
  4. 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前3項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
    • (1) 本会が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合
    • (2) 他の個人情報取扱事業者から事業を承継することに伴って個人データが提供される場合
    • (3) 個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的及び当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
  5. 本会は、前項第3号に規定する利用する者の利用目的又は個人データの管理について責任を有する者の氏名若しくは名称を変更する場合は、変更する内容について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置く。
保有個人データに関する事項の公表等
【 第14条 】
  1. 本会は、保有個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置く。
    • (1) 本会の名称
    • (2) すべての保有個人データの利用目的(第8条第4項第1号から第3号までに該当する場合を除く。)
    • (3) 次項、次条第1項、第16条第1項又は第17条第1項若しくは第2項の規定による求めに応じる手続(第20条の規定により手数料の額を定めたときは、その手数料の額を含む。)
    • (4) 本会が行う保有個人データの取扱いに関する苦情の申出先
  2. 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、これを通知する。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
    • (1) 前項の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
    • (2) 第8条第4項第1号から第3号までに該当する場合
  3. 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
開示
【 第15条 】
  1. 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示(当該本人が識別される保有個人データが存在しないときにその旨を知らせることを含む。以下同じ。)を求められたときは、本人に対し、書面の交付による方法(本人が同意した方法があるときは、当該方法)により、遅滞なく、当該保有個人データを開示することとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部又は一部を開示しないことができる。
    • (1) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
    • (2) 本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
    • (3) 法令に違反することとなる場合
  2. 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部又は一部について開示しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
訂正等
【 第16条 】
  1. 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの内容の訂正、追加又は削除(以下この条において「訂正等」という。)を求められた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続が定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲内において、遅滞なく、必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行う。
  2. 本会は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき、又は訂正等を行わない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨(訂正等を行ったときは、その内容を含む。)を通知する。
利用停止等
【 第17条 】
  1. 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第6条の規定に違反して取り扱われているという理由又は第7条の規定に違反して取得されたものであるという理由によって、当該保有個人データの利用の停止又は消去(以下この条において「利用停止等」という。)を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、当該保有個人データの利用停止等を行う。ただし、当該保有個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
  2. 本会は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第13条第1項の規定に違反して第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって、その求めに理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの第三者への提供を停止する。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供を停止することが困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
  3. 本会は、第1項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき、又は前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知する。
理由の説明
【 第18条 】
本会は、第14条第3項、第15条第2項、第16条第2項又は前条第3項の規定により、本人から求められた措置の全部又は一部について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するように努める。
開示等の求めに応じる手続
【 第19条 】
  1. 本会は、第14条第2項、第15条第1項、第16条第1項又は第17条第1項若しくは第2項の規定による求め(以下「開示等の求め」という。)につき、その申出先として個人情報取扱窓口を設けるものとし、次に掲げる開示等の求めを受け付ける方法については別に定める。
    • (1) 開示等の求めに際して提出すべき書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)の方式その他の開示等の求めの方式
    • (2) 開示等の求めをする者が本人又は第3項に規定する代理人であることの確認の方法
    • (3) 次条第1項の手数料の徴収方法
  2. 本会は、本人に対し、開示等の求めに関し、その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において、本会は、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとる。
  3. 開示等の求めは、未成年者若しくは成年被後見人の法定代理人又は開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人によってすることができる。
  4. 本会は、前3項の規定に基づき開示等の求めを受け付ける方法を定めるに当たっては、本人に過重な負担を課するものとならないよう配慮する。
手数料
【 第20条 】
  1. 本会は、第14条第2項の規定による利用目的の通知又は第15条第1項の規定による開示を求められたときは、当該措置の実施に関し、手数料を徴収することができる。
  2. 前項の手数料については、実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において、別に定める。
本会による苦情の処理
【 第21条 】
  1. 本会は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。
  2. 本会は、前項の目的を達成するために、苦情処理窓口を設け、その他必要な体制の整備に努める。
個人情報保護管理者
【 第22条 】
  1. 本会に個人情報保護管理者を置く。
  2. 個人情報保護管理者は、会長をもってこれに充てる。
個人情報保護管理者の任務
【 第23条 】
  1. 個人情報保護管理者は、本会における個人情報の保護に関する最高責任者として、内部規定の整備、安全対策及び職員等に対する教育・訓練を推進し、かつ、周知徹底することを任務とする。
  2. 個人情報保護管理者は、この会規に定められた事項を遵守するとともに、個人情報の収集、利用、消去、提供、委託処理又は第19条に規定する開示等の求めにつき、職員等にこれを理解させ、事務的処理の監督及び指示を行う。
個人情報取扱責任者
【 第24条 】
  1. 本会に個人情報取扱責任者を置く。
  2. 個人情報取扱責任者は、副会長をもってこれに充てる。
個人情報取扱責任者の任務
【 第25条 】
個人情報取扱責任者は、個人情報保護管理者の職務を補佐することを任務とする。
個人情報開示等審査決定機関
【 第26条 】
  1. 本会に個人情報開示等審査決定機関(以下「審査決定機関」という。)を置く。
  2. 審査決定機関は、前年度の会長及び副会長をもってこれに充てる。
審査決定機関の任務
【 第27条 】
  1. 審査決定機関は、第19条第1項に規定する開示等の求めにつき、対応方法を審査し、決定する。
  2. 審審査決定機関は、開示等の求めに対して、前項の決定をしたときは、遅滞なく、個人情報保護管理者に決定内容を報告しなければならない。
附 則
この会規は、日本弁護士連合会の承認を得て、平成17年4月1日から施行する。
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