プライバシーポリシー

　　岡山弁護士会（以下「本会」といいます。） は、基本的人権の擁護と社会正義の実現を使命とするものとして、その活動に資するために多くの人々の個人情報等（個人情報、個人関連情報、仮名加工情報又は匿名加工情報をいいます。）及び特定個人情報等（個人番号及び特定個人情報をいいます。）（以下、特に定義した用語以外の用語は個人情報の保護に関する法律（平成１５年法律第５７号。以下「個人情報保護法」といいます。）及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成２５年法律第２７号。以下「番号法」といいます。）の用法に従います。）を保有し、利用しています。本会は、これらの個人情報等及び特定個人情報等の保護が重大な責務であると考え、人々の信頼を得るために、下記のように個人情報等及び特定個人情報等保護方針を定め、個人情報等及び特定個人情報等の保護に努めます。

記

　　本会は、個人情報等及び特定個人情報等について、関係法令及び本会の会規の定めるところに従い、すべての役員、職員及び嘱託その他本会の委嘱を受けて本会が保有する個人情報等及び特定個人情報等を取り扱う本会会員及び外国特別会員及び共同法人会員に以下の事項の周知・徹底を図り、適切に取扱います。

第１　個人情報等

１　個人情報の適切な収集、利用、提供、委託

(1) 個人情報は、個人情報保護法が定める例外を除き、利用目的を明示した上で必要な範囲の情報を適正に収集し、利用目的を通知し、又は公表し、その範囲内で適正に利用します。

(2) 個人データは、次の場合を除き、第三者に提供し、又は開示することはしません。

　ア　あらかじめ本人の同意を得た場合

　イ　法令の規定に従い、提供又は開示する場合

　ウ　人の生命、身体又は財産の保護のため必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

　エ　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

　オ　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

　カ　本会が学術研究機関等に該当する場合であって、当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

　キ　本会が学術研究機関等に該当する場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（本会と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。

　ク　当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。

(3) 個人データを第三者に委託して利用する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先への適切な監督を行います。

(4) 上記のほか、本会における個人情報の取扱いは、個人情報保護法及び下位法令並びに関係するガイドラインの定めるところに従います。

２　個人関連情報の提供

　　個人関連情報を第三者に提供する場合において、当該第三者が個人関連情報を個人データとして取得することが想定されるときは、個人情報保護法の定めに従い、必要な事項を確認します。

３　仮名加工情報の適切な作成、利用、提供

(1) 仮名加工情報の作成は、個人情報の保護に関する法律施行規則（平成２８年個人情報保護委員会規則第３号。以下「個人情報保護法施行規則」といいます。）で定める基準に従います。

(2) 仮名加工情報は、法令で認められている場合を除いて、第三者に提供しません。

(3) 上記のほか、本会における仮名加工情報の取扱いは、個人情報保護法及び下位法令並びに関係するガイドラインの定めるところに従います。

４　匿名加工情報の適切な作成、利用、提供

(1) 匿名加工情報の作成は、個人情報保護法施行規則で定める基準に従い、作成後は当該匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目を公表します。

(2) 匿名加工情報を第三者に提供するときは、個人情報保護法施行規則で定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及び提供方法を公表します。

(3) 上記のほか、本会における匿名加工情報の取扱いは、個人情報保護法及び下位法令並びに関係するガイドラインの定めるところに従います。

５　個人情報等の安全管理措置理

　　個人情報等への不正アクセス、個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等の予防及び是正のため、安全対策（※個人情報の取扱いや保有個人データに関する公表事項等についての御案内ページへのリンクを貼る）を施します。
　また、これらの安全確保に係る事態が生じたときは、個人情報保護法及び下位法令並びに関係するガイドラインの定めるところに従います。

６　改善措置

　　個人情報等の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また必要に応じてこの方針をはじめ本会の会規等の変更、修正又は追加を行うなどして、運用の改善に努めます。

７　開示、訂正請求等への対応

　本会がこの方針を遵守していないと思われる場合、本人のデータベース化された個人情報等の開示、訂正等及び利用停止等を希望される場合並びに第三者提供記録の開示を希望される場合には、本会（※保有個人データの開示等の手続、本会における個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情のお申出についての御案内ページへのリンクを貼る）までお問い合わせください。合理的な範囲で速やかに対応いたします。

８　苦情の処理

　本会は、個人情報等の取扱いに関する苦情に対し、適切に対応します。

第２　特定個人情報等

１　特定個人情報等の適切な収集、利用、提供、委託、保管

(1) 本会は、原則として、職員及びその扶養家族、本会が報酬等を支払う本会会員、通訳人及び外部有識者等並びに本会が駐車場の賃料を支払う者の特定個人情報等のみを取り扱います。

(2) 特定個人情報等の収集は、番号法第２０条に定める場合に限って行い、利用目的を明示した上で必要な範囲の情報を収集し、利用目的を通知し、又は公表します。

(3) 収集した特定個人情報等は、番号法第９条第４項及び第６項に定める事務を処理するために、前項の利用目的の範囲内で利用します。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、この限りではありません。

(4) 収集した特定個人情報は、番号法第１９条各号のいずれかに該当する場合を除き、提供しません。

(5) 特定個人情報等を第三者に委託する場合は、当該第三者との間で秘密保持契約を締結した上で提供するなどし、また、委託先（再委託先を含みます。）への適切な監督を行います。

(6) 特定個人情報等は、利用又は保管の必要がある限りにおいて保管することとし、法令において保存期間が定められている書類等に記載され、又は記録された個人番号は、当該期間の満了後できるだけ速やかに廃棄し、又は削除します。

(7) 上記のほか、本会における特定個人情報等の取扱いは、番号法及び個人情報保護法並びに関係するガイドラインの定めるところに従います。

２　本会が取得する特定個人情報等の利用目的

　本会が提供を受けた特定個人情報等は、「個人番号及び特定個人情報保護に関する会規（会規第１０５号）」に基づき、以下の目的で利用します。

(1) 健康保険関連事務、厚生年金保険関連事務、雇用保険関連事務その他の社会保障に関する事務

(2) 源泉徴収関連事務、個人住民税関連事務その他の税に関する事務

(3) 番号法第９条第６項に定める者として特定個人情報の提供を受けた場合は、その提供を受けた目的を達成するため

３　特定個人情報等の安全管理措置の概要

(1) 本会は、事務局長を事務取扱責任者とします。

(2) 事務取扱責任者は、事務局に所属する職員の中から特定個人情報等を扱う事務取扱担当者を指名し、内規に定められた事項を遵守させるため教育訓練、安全対策の実施、周知徹底等の措置を実施します。

(3) 本会は、特定個人情報等の管理区域及び取扱区域を設定し、特定個人　情報等を取り扱う機器、電子媒体、書類等を厳重に管理します。

(4) 事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う業務に従事するときは、番号法及び個人情報保護法その他の関連法令、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）、「個人番号及び特定個人情報保護に関する会規（会規第１０５号）」及び本会の内規その他の本会の事務取扱基準並びに事務取扱責任者の指示した事項に従い、特定個人情報等の保護に十分な注意を払ってその業務を行います。

(5) 安全確保に係る事態が生じたときは、前項の法令及びガイドラインの定めるところに従います。

４　改善措置

　特定個人情報等の取扱いに関する社会環境の変化に的確に対応するよう努めます。また、必要に応じてこの方針を始め本会の規則等の変更、修正又は追加を行うなどして、運用の改善に努めます。

５　開示、訂正請求等への対応

　本会がこの方針を遵守していないと思われる場合及び本人のデータベース化された特定個人情報の開示、訂正、追加又は削除、利用停止等を希望される場合には、本会までお問い合わせください。合理的な範囲で速やかに対応いたします。

６　苦情の処理

　本会は、特定個人情報等の取扱いに関する苦情に対し、適切に対応します。

　なお、この方針の適用範囲は、本会内及び本会ウェブサイト内とします。当ウェブサイトからリンクの貼られている他のウェブサイトの個人情報等の保護についての責任は負いかねますので、それぞれのウェブサイトの個人情報保護方針をご確認ください。

（平成17年3月28日作成）

（平成27年10月5日改定）

（令和4年11月9日改定）